Besluit  Gemeenteraad

Dit reglement heeft tot doel het lokale verenigingsleven in Kontich te ondersteunen en te stimuleren. Het lokaal bestuur kiest bewust voor de ondersteuning van kwalitatieve verenigingen met een structurele en doorlopende werking.

• Doelgroep: Uitsluitend Kontichse sportverenigingen die officieel zijn erkend volgens het erkenningsreglement op de gemeentelijke website.
• De vereniging moet een doorlopende werking kunnen aantonen van minstens 30 weken (minimaal 1 training/les per week, uitgezonderd schoolvakanties). 
• Uitsluiting: Organisaties of verenigingen die zich uitsluitend beperken tot het aanbieden van sportkampen, losse zwemlessen of sport na school komen niet in aanmerking voor de basis-, infrastructuur- en werkingssubsidies.

Art. 2. - Verdeelsysteem van de middelen

Het lokaal bestuur bepaalt jaarlijks een totaalbudget voor de ondersteuning van de sportverenigingen. Dit budget wordt als volgt verdeeld en beheerd: 

1. Eerst worden alle goedgekeurde aanvragen voor de basissubsidie en de infrastructuursubsidie opgeteld. Aangezien dit vaste nominatieve bedragen zijn, wordt de totale som van deze twee subsidies direct in mindering gebracht op het beschikbare jaarlijkse totaalbudget. 
2. Het restbedrag dat na deze aftrek overblijft, vormt het bedrag voor de werkingssubsidies. 
3. Dit restbedrag wordt vervolgens pro rata verdeeld onder de verenigingen zoals bedoeld in de sectie werkingssubsidies van dit reglement op basis van het totale aantal behaalde punten uit het kwaliteitssysteem.   

Art. 3. - Basissubsidie

De basissubsidie is een vast nominatief bedrag dat de minimale administratieve en organisatorische kosten van een vereniging dekt. Dit wordt vergoed met een vast nominatief bedrag van € 350.

Voorwaarden en doelgroep per clubgrootte:

• Een erkenning geeft niet automatisch recht op een basissubsidie. De vereniging moet jaarlijks een aanvraag indienen en de vereiste documenten aanleveren. 
• Sportclubs met minimaal 20 actieve leden en maximaal 49 actieve leden kunnen uitsluitend aanspraak maken op deze basissubsidie.  
• Voor sportclubs vanaf 50 actieve leden vormt deze basissubsidie het startbedrag, dat verder aangevuld kan worden met een werkingssubsidie en of een infrastructuursubsidie. 

Verplichte documenten en criteria:

Om in aanmerking te komen voor de basissubsidie moet de vereniging jaarlijks de volgende gegevens bezorgen of updaten: 

• Lokale verankering: De werking moet voor meer dan de helft plaatsvinden op het grondgebied van Kontich. Een uitzondering hierop is mogelijk indien de specifieke sportinfrastructuur niet beschikbaar is binnen de gemeentegrenzen. 
• Ledenlijst: Een officiële ledenlijst opgevraagd via de overkoepelende sportfederatie. Deze lijst moet opgesplitst zijn in het totale aantal actieve leden, het aantal jeugdleden, senioren, Kontichse leden, trainers, bestuursleden, begeleiders...
• Verzekeringen: Een schriftelijke bevestiging van de afgesloten sportongevallenverzekeringen en burgerlijke aansprakelijkheid via de aangesloten sportfederatie of verzekeringsmaatschappij. 
• Statuten: De meest actuele statuten, inclusief eventuele wijzigingen ten opzichte van het moment van de officiële erkenning. 
• Organogram: Een actueel overzicht van de organisatiestructuur van de vereniging. 

Vanaf de invoering van het Verenigingsloket in Kontich zijn verenigingen verplicht om jaarlijks hun verenigingsgegevens te actualiseren via het digitale Verenigingsloket op de officiële overheidswebsite.

Art. 4. - Werkingssubsidies via het puntensysteem

Sportverenigingen kunnen naast de basissubsidie een aanvullende werkingssubsidie ontvangen. De verdeling hiervan gebeurt op basis van de opgebouwde kwaliteitspunten binnen verschillende thema's.

Instapvoorwaarden werkingssubsidie:

• De vereniging telt 50 of meer dan 50 actieve leden. 
• De vereniging garandeert een doorlopende werking zoals bedoeld hierboven onder de ‘Algemene bepalingen en doelgroep’

Procentuele weging van de thema’s:

Het resterende bedrag voor werkingssubsidies wordt opgedeeld in vaste procentuele budgetten per thema. Bepaalde thema’s wegens dus zwaarder door, waardoor er in die categorieën meer middelen te verdelen zijn dan in andere.  
Indien binnen een vastgesteld thema geen aanvragen worden ingediend of geen enkele aanvraag in aanmerking komt voor subsidiëring, vervalt het voorziene budget voor dat specifieke thema. Het vrijgekomen bedrag wordt vervolgens evenredig verdeeld over de overige categorieën op basis van het reeds toegewezen budget binnen die categorieën. 

Puntenverdeling per kwaliteitscriterium:

Thema A: Organisatie van recreatieve sportevenementen

• Gewicht van totale som: 15% 
• Omschrijving: Het organiseren van publiek toegankelijke sportieve ontmoetingen, tornooien, wedstrijden of kampioenschappen op verschillende niveaus buiten de reguliere competitie om. Dit moet plaatsvinden op het grondgebied van Kontich.
• Bewijslast: Bewijs van organisatie of officiële publicaties. 
• Parameters: 1 punt per evenement, met een maximum van 3 punten.

Thema B: Competitie met gekwalificeerde trainers

• Gewicht van totale som: 15%
• Omschrijving: De organisatie van en actieve deelname aan officiële competities onder begeleiding van gekwalificeerde trainers.
• Bewijslast: Officieel bewijs van deelname via een erkende sportfederatie.
• Parameters: 1 punt, met een maximum van 1 punt.

Thema C: Deelname aan gemeentelijke evenementen en initiatieven

• Gewicht van totale som: 5%
• Omschrijving: Actieve medewerking of deelname aan lokale sportieve initiatieven van het lokaal bestuur zoals de Maand van de Sportclub, Kontich Loopt, het lokale feestweekend of actieve sportpromotie in samenwerking met de Kontichse scholen.
• Actieve aanwezigheid en betrokkenheid tijdens de jaarlijkse algemene vergadering van de lokale vrijetijdsraad.
• Uitgezonderd activiteiten die zonder ondersteuning van het lokaal bestuur worden georganiseerd.
• Bewijslast: Aantoonbare medeorganisatie of bevestiging van deelname vanuit de vrijetijdsdienst.
• Parameters: 1 punt per activiteit, met een maximum van 5 punten.

Thema D: Bijscholing van trainers en bestuur

• Gewicht van totale som: 15%
• Omschrijving: Het structureel bewaken van de kwaliteit door trainers, begeleiders en scheidsrechters regelmatig relevante sporttechnische bijscholingen te laten volgen. 
• Bewijslast: Een overzichtelijke lijst met vermelding van de naam en de gevolgde bijscholing, aangevuld met een kopie van het behaalde attest. Dit geldt ook voor nog niet gediplomeerde trainers.
• Parameters: 1 punt per bijscholing, met een maximum van 5 punten.

Thema E: Aanbieden van G-sport werking

• Gewicht van totale som: 15%
• Omschrijving: Het aanbieden van een specifieke en aparte sportwerking die gericht is op mensen met een beperking. 
• Bewijslast: Schriftelijk en inhoudelijk bewijs van deze specifieke werking.
• Parameters: 1 punt, met een maximum van 1 punt.

Thema F: Aandacht voor kwetsbare groepen

• Gewicht van totale som: 15%
• Omschrijving: Het verlagen van de drempels voor financieel minder krachtige clubleden.
• Bewijslast: een actieve structurele werking met de UiTPAS.
• Parameters: 1 punt, met een maximum van 1 punt.

Thema G: Aantal jeugdleden

• Gewicht van totale som: 20%
• Omschrijving: Het totale aantal actieve jeugdleden dat is aangesloten bij de sportvereniging. Een jeugdlid wordt gedefinieerd als een actief lid waarvan het geboortejaar valt in het subsidiejaar min 18 jaar of later. Leden die geboren zijn voor dit jaar worden niet meegeteld.
• Als het subsidiejaar bijvoorbeeld 2026 is, bereken je 2026 min 18 is 2008. Iedereen die geboren is in 2008 of later telt mee als jeugdlid, ongeacht de exacte maand waarin iemand jarig is.
• Bewijslast: Een officiële ledenlijst afkomstig van de sportfederatie waarop alle jeugdleden duidelijk gemarkeerd of aangeduid zijn, verplicht voorzien van de exacte geboortedatum van elk lid.
• Parameters: 1 punt per uniek geregistreerd jeugdlid dat aan de leeftijdsvoorwaarde voldoet.

Art. 5. - Infrastructuursubsidie

De infrastructuursubsidie biedt een financiële tegemoetkoming voor de kosten van sportaccommodaties. Deze subsidie is strikt voorbehouden voor verenigingen met een jeugdwerking en een eigen infrastructuur voor sportdoeleinden (cafetaria, kleedkamer… komen dus niet aanmerking). De subsidie bestaat uit vaste nominatieve bedragen op basis van de volgende categorieën:

• Categorie A: Verenigingen met een eigen infrastructuur. De vereniging moet voldoen aan de criteria van meer dan 100 actieve leden, waarvan minimaal 30 procent jeugd. Dit wordt vergoed met een vast nominatief bedrag € 1000.
• Categorie B: Verenigingen die beschikken over een officiële gebruiksovereenkomst met de gemeente (Een gebruiksovereenkomst wordt gelijkgesteld met een huur-, concessie-, erfpacht- of andere overeenkomst die de aanvrager een aantoonbaar gebruiksrecht op de infrastructuur verleent.) De vereniging moet hiervoor voldoen aan de criteria van meer dan 100 actieve leden, waarvan minimaal 30 procent jeugd is en waarvan minimaal 25 procent bestaat uit inwoners van Kontich. Dit wordt vergoed met een vast nominatief bedrag € 3000.
• Categorie C: Verenigingen met een eigen infrastructuur. De vereniging moet voldoen aan de criteria van meer dan 100 actieve leden, waarvan minimaal 30 procent jeugd is en waarvan minimaal 25 procent bestaat uit inwoners van Kontich. Dit wordt vergoed met een vast nominatief bedrag € 4000.

Een vereniging behoort ofwel tot categorie A ofwel tot categorie C, deze bedragen kunnen niet bij elkaar worden opgeteld.

Art. 6. - Procedure, timing en controle

Aanvraagprocedure en deadlines

• Het aanvraagdossier bevat een volledig en correct ingevuld aanvraagformulier met de nodige bijlagen.
• De aanvraag wordt jaarlijks ingediend. Dit kan ten vroegste op 1 juli en ten laatste op 1 oktober van het aanvraagjaar.
• Nieuwe verenigingen kunnen pas een aanvraag doen in de maand september van het jaar nadat ze erkend zijn.
• Reeds erkende verenigingen die een toelage vergeten aan te vragen, kunnen niet tussentijds een aanvraag indienen, maar pas aan het begin van de volgende periode.
• De aanvraag dient ingediend te worden via het digitaal formulier op de website van de gemeente Kontich.
• De aanvraag is slechts ontvankelijk zodra deze volledig is.
• Een vereniging waarvan de aanvraag onvolledig en/of onduidelijk blijkt, krijgt na kennisgeving van onvolledigheid en/of onduidelijkheid nog twee weken om haar aanvraagdossier te vervolledigen. Wanneer dit na twee weken niet in orde is, vervalt de toelageaanvraag van de vereniging en moet de vereniging wachten tot de volgende periode voor hun volgende aanvraag.
• Na indiening worden alle aanvragen behandeld door de bevoegde diensten. Zij voorzien elke aanvraag van een gemotiveerd voorstel en leggen alle aanvragen ter goedkeuring voor aan het college van burgemeester en schepenen. Indien nodig kunnen zij bijkomende bewijsstukken of informatie opvragen aan de aanvrager.

Uitbetaling

Na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen, wordt de subsidie zo spoedig mogelijk uitbetaald op het bankrekeningnummer, vermeld op het aanvraagformulier. De aanvrager verbindt zich ertoe elke wijziging van zijn rekeningnummer onmiddellijk en schriftelijk mee te delen aan de gemeente.

Controle en handhaving 

• De administratieve controle en de feitelijke toekenning van de subsidies worden uitgevoerd door de bevoegde ambtenaar van de vrijetijdsdienst.
• Om de correctheid van de dossiers te garanderen, voert de bevoegde ambtenaar elk jaar een steekproef uit. De geselecteerde verenigingen zijn verplicht om op eerste verzoek alle originele bewijsstukken voor te leggen. Bij bewuste fraude of foutieve opgaven kan de subsidie gedeeltelijk of volledig worden teruggevorderd.
• Wanneer een vereniging opzettelijk foutieve informatie aanlevert of subsidies ontvangt waar zij geen recht op heeft, kan het gemeentebestuur de erkenning van de vereniging intrekken.

Betwistingen

Bij betwisting over de toekenning van subsidies beslist het college van burgemeester en schepenen.

Art. 7. - Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking vanaf 1 januari 2027.

Het eerste dossier, met betrekking op het werkingsjaar 2026-2027, wordt ingediend tussen 1 juli en 1 oktober 2027.