Besluit  Gemeenteraad

Feiten en context

Het burgerparticipatietraject werd gestart in 2020 om via participatie van diverse doelgroepen de participatiecultuur bij de verschillende diensten van het lokaal bestuur ingang te doen krijgen of verder te verankeren.

Er waren drie deelprojecten: digitale participatie en wijkraden, participatie rond omgeving en participatie bij adviesraden en doelgroepen. Door de coronaperiode werd vooral de laatste fase uitgesteld.

Qua digitale participatie werd een proefproject gestart in enkele wijken met 'Hoplr'. Het gebruik van dit platform werd nadien uitgebreid tot het hele grondgebied en bestendigd.

Het werd gebruikt voor het voeren van een online bevraging rond de participatievoorkeuren van de burgers en als platform voor het mee uitrollen van buurtgerichte zorg.

Het deelproject rond omgevingsparticipatie hield enkele testprojecten met projectdialoog rond omgevingswerken in.

Het traject met de adviesraden peilde naar de wensen van de huidige participanten in adviesraden over de toekomstige werking van advisering rond hun thema.
Een overzicht van alle adviesraden met hun regelgeving zit in de bijlagen bij dit agendapunt.

Met de input uit deze trajecten werd het participatiereglement opgesteld, waarin daarnaast de decretaal verplichte vormen van burgerparticipatie werden opgenomen.

Het voorstel van het reglement werd voor advisering voorgelegd aan de adviesraden.

Met de feedback uit deze adviezen werden aanpassingen gedaan aan het reglement.

Op de raadscommissie van 6 september 2023 werden enkele suggesties tot aanpassing van de tekst gedaan.

Na goedkeuring door het college op 2 oktober werd de tekst aangepast.

Bevoegdheid

Artikel 40 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 bepaalt in § 3 dat de gemeenteraad de gemeentelijke reglementen vaststelt.

Juridische Grond(en)

Artikel 304 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 bepaalt in § 3 dat "onder voorbehoud van de wettelijke en decretale bepalingen die op dit gebied gelden, alleen de gemeenteraad kan overgaan tot de organisatie van raden en overlegstructuren die als opdracht hebben op regelmatige en systematische wijze het gemeentebestuur te adviseren."

Dit artikel bepaalt ook het volgende: "Ten hoogste twee derde van de leden van de raden en de overlegstructuren, vermeld in het eerste lid, is van hetzelfde geslacht. Als dat niet het geval is, kan niet op rechtsgeldige wijze advies worden uitgebracht. Gemeenteraadsleden en leden van het college van burgemeester en schepenen kunnen geen stemgerechtigd lid zijn van de raden en de overlegstructuren, vermeld in het eerste lid."

Het raadsbesluit van de gemeenteraad van 18 maart 2019 expliciteerde deze regelgeving verder.

Het maakt samen met het raadbesluit van 21 oktober 2019, waarbij de diverse statuten van de adviesraden werden aangepast, de verdere regelgeving uit.

Inspraak en advies

Alle advies- en wijkraden kregen een uiteenzetting over het gelopen traject, de conclusies en de verwerking ervan in het participatiereglement.

De volgende adviesraden bezorgden een advies: seniorenraad, milieuraad, mondiale raad, sociale raad en sportraad.

De concrete adviesvragen waren de volgende:

1. Is er inhoudelijke feedback over het reglement zelf? 

2. Is er nood aan een digitale tool ter verbetering van de werking van de adviesraden?

3. Zijn er suggesties om kort op de bal te kunnen spelen voor dringende adviezen? 

4. Zijn er suggesties om het werk van de adviesraden beter zichtbaar te maken voor de Kontichnaar?

Enkele tendensen uit de adviezen:

1. Aanpassing reglement:

• vraag om het voorstel aan te passen, te expliciteren als volgt: (mondiale raad en milieuraad):

Ten hoogste twee derde van de stemgerechtigde leden van de adviesraad
mag van hetzelfde geslacht zijn, anders kan de raad niet op rechtsgeldige
wijze advies uitbrengen.

Dit houdt in dat daarnaast iedereen welkom is om zijn bijdrage in de raad te doen, ongeacht gender. (Ook een opmerking rond gendergelijkheid van de sportraad)

• bij praktisch alle adviezen komt terug dat er meer aandacht voor de terugkoppeling over de adviezen moet zijn. Men ziet daar een rol voor de ondersteunende ambtenaar/schepen die er moet voor zorgen dat deze terugkoppeling er komt, dat ze er tijdig komt en dat ze goed gemotiveerd is.
  Er wordt in die zin een sterker engagement verwacht van het lokaal bestuur, dat zich moet vertalen in interne (liefst uniforme en haalbare) procedures en processen.

2. Is er nood aan een digitale tool ter verbetering van de werking van de adviesraden?

Ja, een uniforme tool, vooral voor het uitwisselen en toegankelijk maken van bestanden voor alle leden van eenzelfde adviesraad, maar ook als middel voor uitwisseling tussen adviesraden onderling.

Teamskanalen zouden hiervoor kunnen dienen.

Kanttekening: aandacht voor mensen die geen toegang hebben. Zo heeft 30 % van de leden van de seniorenraad geen toegang tot/voldoende kennis van digitale middelen zoals e-mail.

Kanttekening 2: de test bij de milieuraad ligt al 6 maanden stil wegens het niet meer toegankelijk zijn van alle bestanden. Dit wordt inmiddels opnieuw bekeken door ICT.
Het vraagt een stevige inspanning van de leden van de adviesraad en van de ondersteunende ambtenaar in samenwerking met ICT-dienst om dit systeem voor iedereen toegankelijk en up to date te houden, want het is ook een extra kanaal naast post, mail, website, ...

3. Zijn er suggesties om kort op de bal te kunnen spelen voor dringende adviezen? 

Ja, mits goede ad hoc-afspraken met de voorzitter over termijn, werkwijze om tot het advies te komen (extra vergadering, bijzondere werkgroep,...), mits het afspreken van dezelfde deadlines voor alle raden, het gebruik van digitale tools

4. Zijn er suggesties om het werk van de adviesraden beter zichtbaar te maken voor de Kontichnaar?

Men ziet hier een veel actievere rol voor het lokaal bestuur. Vooral website (met tegel op de startpagina) met overzicht van adviezen en hun opvolging/kalender van de agenda's/verslagen en een rubriek in het infoblad (bvb. 'inspraak') over de adviezen van de raden en hun resultaten. Daarnaast ook het gebruik van andere 'digitale kanalen', i.c. sociale media om vergaderingen/activiteiten onder de aandacht te brengen (dit laatste gebeurt reeds).

De gegeven adviezen en een overzicht ervan met de antwoorden erop, zitten in de bijlagen bij dit agendapunt.

Financiële weerslag - BBC

geen

BBC: 2.2.1 2020-2021 Vrijetijdsdienst, communicatiedienst, beleidsdiensten

Opzetten van een burgerparticipatietraject Een evaluatie- en inspiratietraject inzake burgerparticipatie en de werking van adviesraden wordt opgezet met als doel het opstellen en toepassen van organisatiebrede participatieprincipes en de realisatie van een gedragen participatiereglement.